La duplicación de pacientes es uno de los problemas más comunes en las historias clínicas en todos sus formatos, papel y electrónicos. Los sistemas informáticos suelen ser muy susceptibles a las duplicaciones, aunque en muchos casos, diferentes a la salud, las duplicaciones no tienen mucho impacto porque no hay un análisis posterior de la información que brinde importancia a la identificación univoca.

En cambio, en las historias clínicas electrónicas evitar las duplicaciones es fundamental, tener un registro duplicado implica contar con solo parte de la información del paciente en el momento de la consulta. La información que cargamos solo es valiosa si confiamos en que la próxima vez que veamos al paciente esta va a estar fácilmente disponible.

Hay dos causantes principales de duplicaciones,  la primera la falta de tiempo por parte de los usuarios que no les permite identificar correctamente a un paciente entre los ya existentes, a esto se suma que muchas veces no cuentan con las herramientas de software apropiadas para buscar pacientes por varios criterios. La segunda es la inconsistencia en los datos de los pacientes, a veces dan el apellido de soltera, otras de casada, el número de DNI, el de pasaporte, no dicen la edad correcta, etc.

La forma de asegurar la mejor identificación de pacientes posible es implementar un “Proceso de identificación de personas”, que en forma muy simplificada significa que siempre al momento de crear un paciente nuevo se require un set de datos minimos completo y se lanza una búsqueda automática sobre los pacientes ya cargados para detectar pacientes similares basándose en todos los datos ingresados, no solo la edad. Esto permite reconocer a un paciente que estamos cargando con otro apellido pero tiene el mismo nombre y fecha de nacimiento, etc.

Epicrisis implementa un moderno proceso de identificación de pacientes similar a los utilizados en las grandes instituciones de salud.

Siempre basándonos en garantizar la mejor usabilidad, Epicrisis contempla los casos donde es necesario realizar operaciones como reserva de turnos donde el paciente no está presente, un familiar es el que está reservando, o no tenemos tiempo de realizar la identificación durante una llamada telefónica, etc.

Estas situaciones se resuelven con la creación de un paciente temporario, donde se almacena solo una etiqueta para identificar al paciente y luego el proceso de identificación se completa en persona.

Veamos un ejemplo del proceso completo en acción, supongamos que una paciente nuestra al salir del consultorio le pide a la secretaria que le reserve un turno para su sobrina. La secretaria comienza la asignación del turno con las funciones habituales, pero en lugar de elegir un paciente de la lista hace click en la opción “Paciente temporario”.

Reservando un turno

Esta opción abre un campo de texto donde se introduce un texto que describa la situación de identificación incompleta.

Paciente temporario

Una vez guardado el turno, se le pide al familiar que la paciente llegue unos minutos antes, para tener tiempo de completar la identificación. El turno queda disponible en la lista de pacientes con los datos temporarios.

Turno de paciente temporario

Es importante notar que en la lista de pacientes del dia, en lugar de los controles para dar un presente o ingresar a la historia clínica se ve unicamente un enlace a “Empadronar”. Es necesario empadronar a todos los pacientes temporarios, cumpliendo con el proceso de identificación de pacientes, antes de poder ingresarles información clínica.

El día del turno, el paciente llega y la secretaria se dispone a iniciar el proceso para el empadronamiento completo del paciente. La ventana de empadronamiento pide el ingreso del set de datos mínimos completos, los obligatorios se ven marcados con el * rojo en la siguiente imagen.

Empadronamiento

Una vez cargados los datos completos, y antes de grabar el nuevo paciente, el sistema lanza automáticamente una búsqueda sobre la lista completa de nuestros pacientes. Los candidatos que muestra son parecidos en algunos de los parámetros, sean nombres, apellidos, edad, documento, etc. El usuario debe revisar esta lista con responsabilidad para identificar posibles duplicaciones.

Pacientes similares

Si seleccionamos alguno de esos pacientes se abandona el paciente que estábamos cargando y se utiliza el seleccionado. De lo contrario procedemos con la carga y el paciente queda registrado.

Paciente temporario confirmado

El proceso de identificación de pacientes sigue teniendo un gran componente humano, Epicrisis provee las herramientas necesarias para su implementación, pero es fundamental la concientización y el entrenamiento de los usuarios sobre la importancia de un padrón limpio que permita la identificación unívoca de los pacientes.